Adoption d’une résolution spéciale pour une société

Ces conseils vous aideront, peu importe la résolution spéciale que vous prévoyez adopter pour votre société.

 

 

Une résolution spéciale permet aux membres votants d’une société de se prononcer sur une motion importante. Une résolution spéciale est adoptée si :

  • 2/3 des membres votants sont en faveur de la motion;
  • l’ensemble des membres donnent leur approbation par écrit. 

La Loi sur les sociétés exige que vous adoptiez une résolution spéciale pour certaines activités. Vous pouvez également adopter des résolutions spéciales pour :

  • des décisions importantes ou complexes;
  • lorsque le conseil désire plus de formalités lors d’une prise de décision.

Vous devez adopter une résolution spéciale pour : 

Il peut y avoir d’autres situations où la Loi vous oblige à adopter une résolution spéciale. Si vous n’êtes pas certain de devoir adopter une résolution spéciale, communiquez avec le conseiller en sociétés pour obtenir de l’assistance.

Courriel : societies@yukon.ca
Téléphone : 867-667-5111

Votre société peut vouloir adopter une résolution spéciale pour : 

  • donner un pouvoir de signature;
  • autoriser des dépenses d’un certain montant;
  • prendre toute autre décision pour laquelle le conseil d’administration estime qu’une résolution spéciale est nécessaire.

1. Organisation d’une assemblée 

Vous pouvez adopter une résolution spéciale lors d’une assemblée générale annuelle (AGA) ou d’une assemblée générale spéciale. 

Les règles pour la tenue d’une assemblée générale spéciale sont les mêmes que celles pour la tenue d’une assemblée générale. Les règlements administratifs de votre société contiennent probablement une section qui décrit les règles régissant les assemblées générales. 
 
Adoption d’une résolution spéciale par écrit
 
Il est aussi possible d’adopter une résolution spéciale par écrit. Pour ce faire, l’ensemble des membres doivent voter unanimement en faveur et se prononcer par écrit.

2. Envoi d’un avis de convocation aux membres

Consultez vos règlements administratifs pour voir s’il existe des règles concernant le délai de préavis à donner pour tenir une assemblée générale. Les règlements peuvent prévoir un préavis variant entre 7 et 60 jours, mais la plupart des règlements prescrivent un préavis de 14 jours. Si vos règlements administratifs ne précisent pas le délai de préavis, vous devez donner un préavis de 14 jours (sous alinéa 82(1)a)(ii) de la Loi sur les sociétés). Vous devez également respecter toutes les autres règles prévues dans vos règlements concernant la tenue d’une assemblée générale. 


Votre société doit fournir un avis écrit de la date, de l’heure et du lieu de votre assemblée générale spéciale aux membres de la société (paragraphe 82(1) de la Loi sur les sociétés). Vous devez également fournir par écrit le contenu ou le sujet de la résolution spéciale. 

Si votre société adopte un nouvel ensemble de règlements administratifs par résolution spéciale, vous devrez fournir une copie de cet ensemble à vos membres avant l’assemblée. 

Selon la composition de vos membres et le contenu ou le sujet de la résolution spéciale, vous pourriez envoyer l’avis de convocation : 
 
  • dans un bulletin d’information ou un bulletin électronique;
  • par courriel;
  • au moyen d’une lettre écrite; 
  • dans une annonce ou une publication dans un journal local; 
  • dans une publication sur votre site Web qui sera partagée avec les membres ou qui leur sera envoyée par courriel.

3. Vote sur la résolution spéciale lors de l’assemblée 

À l’assemblée générale spéciale, quelqu’un doit présenter une motion pour faire adopter la résolution spéciale, et les membres doivent voter sur cette résolution. 
Si au moins les 2/3 des voix exprimées appuient la résolution spéciale, celle-ci est adoptée. Vous pouvez également adopter une résolution spéciale si les membres admissibles à voter donnent leur consentement écrit (article 1 de la Loi sur les sociétés). 

Une fois la résolution spéciale adoptée, une copie doit être conservée dans les dossiers de la société (paragraphe 22(j) de la Loi sur les sociétés). Il est important de noter les résultats du vote sur la résolution spéciale dans le procès-verbal de l’assemblée. 

4. Documents à remplir

Il faut conserver une copie des résolutions spéciales et lorsqu’elles sont adoptées par écrit une copie de tous les votes écrits doit aussi être conservée. 
 

Si une résolution spéciale est adoptée pour renoncer à la nécessité d’effectuer un examen financier pour les sociétés de catégorie B en vertu de l’ancienne Loi, vous pouvez vous servir du modèle pour les sociétés de catégorie B.
 
  1. Faites le dépôt approprié auprès d’Entreprises, associations et coopératives (au besoin). 
  2. Si vous avez déposé votre demande de transition ou que la société a été constituée en vertu de la nouvelle Loi, vous pourrez déposer la plupart des formulaires en ligne au moyen du registre électronique des entreprises du Yukon. Nous vous encourageons à déposer votre demande en ligne en utilisant le registre lorsque possible. Certains formulaires ne seront pas accessibles si la période de transition de la société n’est pas terminée. 

Informations sur l’exercice transitoire

Types de résolutions spéciales

Modifications de la dénomination sociale ou des objets de votre société

Voici les formulaires dont vous aurez besoin :

Modification des règlements administratifs de votre société

Voici le formulaire dont vous aurez besoin :

Changement de l’exercice financier de votre société

Voici le formulaire dont vous aurez besoin :

Suppression de l’exigence relative à un examen financier

Aucun formulaire à remplir

Fusion d’une société

Voici le formulaire dont vous aurez besoin :

Transformation en société financée par ses membres en vertu de la nouvelle loi

Voici le formulaire dont vous aurez besoin :

Si vous adoptez une résolution spéciale exigée par la Loi sur les sociétés, celle-ci entrera en vigueur une fois que les formulaires auront été déposés auprès du registraire.

Par exemple, vos nouveaux règlements administratifs entrent en vigueur lorsque vous les déposez avec la demande de transition ou la demande de modification des règlements administratifs. Si votre société dépose les formulaires en ligne au moyen du Registre électronique des entreprises du Yukon, les changements entreront en vigueur immédiatement.

D’autres étapes sont prévues dans certaines cas, comme la fusion d’une société ou la transformation en société financée par ses membres.

Pour de plus amples renseignements, communiquez avec le conseiller en sociétés à societies@yukon.ca ou au 867-667-5111.

Renseignements:

Notre bureau, situé au 307, rue Black, 1er niveau, à Whitehorse, est ouvert du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 16 h 30.

Téléphone : 867-667-5111 ou (sans frais au Yukon) 1-800-661-0408, poste 5111
Courriel : societies@yukon.ca

Adresse postale :
Gouvernement du Yukon
Accréditation professionnelle et affaires réglementaires, C-5
C.P. 2703
Whitehorse (Yukon)  Y1A 2C6

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