Comment organiser un bingo

Vous trouverez ici les principales modalités d’organisation d’un bingo au Yukon.

Familiarisez-vous avec ces modalités avant de présenter une demande de licence. Cela vous aidera à comprendre vos obligations juridiques.

Nous vous enverrons la liste complète des modalités lorsque nous aurons approuvé votre demande.

Vous devriez également consulter la Loi sur les loteries.

Comment obtenir une licence

• Vous devez être titulaire d’une licence pour organiser un bingo.
• Vous êtes tenu d’organiser votre bingo conformément :
  • aux modalités qui figurent sur votre licence;
  • aux dispositions de la Loi sur les licences de loteries et des règlements connexes.
• La licence et les modalités du bingo doivent être affichées bien en évidence dans le local où a lieu l’activité.
• Vous êtes tenu de remettre une copie de votre licence et des modalités à quiconque demande à les voir.

Modification de votre licence

• Toute demande de changement de votre licence (par exemple, pour ajouter un jeu ou changer les règles du jeu) doit être approuvée par votre conseil d’administration.
• Votre demande doit nous être transmise par écrit au moins deux semaines avant votre activité.

Respect des obligations

Vous devez veiller à ce que votre bingo respecte toutes les lois fédérales, territoriales et municipales en vigueur.

• Il est interdit de vendre ou de consommer de l’alcool dans un lieu où se déroule un bingo.
• Les joueurs peuvent uniquement acheter des cartes en argent comptant ou par carte de débit.
• Il est interdit d’encaisser les chèques des acheteurs ou de leur faire crédit.

Publicité

• Le numéro de votre licence doit figurer sur les publicités de votre bingo.
• Il est interdit de faire la publicité de votre bingo en dehors du Yukon.

Qui peut jouer?

• Les personnes physiquement présentes au Yukon peuvent acheter des cartes et jouer.
• Les personnes qui vous aident à mener un bingo n’ont pas le droit de jouer.

Déroulement du bingo

Le bingo doit avoir lieu au jour, à l’heure et à l’endroit indiqués dans votre licence.

Responsabilités

• Vous avez la responsabilité de votre bingo.
• Il est interdit de transférer ou de déléguer cette responsabilité à une autre personne.
• Vous pouvez demander à des personnes, que celles-ci soient membres ou non de votre organisme, de vous aider à mener un bingo à titre de bénévoles non rémunérés.
• Les personnes qui aident à mener un bingo ne peuvent en aucun cas être rémunérées.

Prix

Tous les prix indiqués dans votre licence doivent être attribués à la tenue de chaque bingo.

Établissement d’un rapport financier

Licence pour activité unique

• Téléchargez le formulaire
• Vous devez remettre un rapport financier dans les 30 jours qui suivent.
• Le rapport doit être complet, signé et notarié.
• Si vous avez été autorisé à utiliser les recettes pour financer un déplacement, vous devez également soumettre :
  • soit le formulaire Loterie à des fins de bienfaisance pour des déplacements individuels – Rapport financier;
  • soit le formulaire Loterie à des fins de bienfaisance pour des déplacements – Rapport financier.
• Si vous nous remettez votre rapport en personne au 307, rue Black, à Whitehorse, vous pourriez profiter gratuitement des services d’un notaire.

Si les recettes sont inférieures ou égales à 9 999 $

• vous n’avez pas à joindre les pièces justificatives à votre rapport financier.
• En revanche, vous êtes tenu de conserver ces pièces dans vos dossiers pendant un an après la date d’expiration de votre licence. Nous pourrions demander à les voir.

Si les recettes sont inférieures ou égales à 10 000 $

Vous devez joindre à votre rapport financier les documents suivants :

• La comptabilité des billets vendus et distribués;
• Les factures indiquant les dépenses et les recettes dépensées (les chèques annulés ne sont pas des pièces valides);
• La copie d’un relevé bancaire officiel sur lequel figurent :
  • le nom de votre organisme;
  • le numéro du compte;
  • la date du relevé;
  • un solde au moins égal aux recettes non dépensées.

Rapports financiers intermédiaires

• Vous devez soumettre un formulaire de rapport financier intermédiaire tous les six mois jusqu’à ce que toutes les recettes aient été dépensées.
• Vous devez joindre un relevé bancaire indiquant que les recettes non dépensées sont toujours dans le compte bancaire désigné.
• Si votre organisme a dépensé des recettes, joignez les reçus pour prouver que les recettes ont été affectées aux fins indiquées dans la licence.
• Vous pouvez reporter les recettes non dépensées jusqu’à 1 an après la date d’expiration de la licence de loterie. Si vous n’êtes pas en mesure de dépenser toutes les recettes dans l’année, vous devez présenter une demande de report.

Qui peut établir votre rapport financier?

• Vous-même.
• Un comptable.

Si vous faites appel à un comptable, ses honoraires font partie des dépenses autorisées.

Quand pourrez-vous obtenir une nouvelle licence?

Si nous sommes satisfaits de votre rapport financier, vous pourrez demander la délivrance d’une nouvelle licence.

Licence pour activités multiples

Téléchargez le Rapport financier pour bingo.

Téléchargez le Dossier de demande (comprend le formulaire de demande de licence de bingo et la feuille de suivi)

• Vous devez remettre :
  • un rapport financier pour bingo tous les 3 mois pendant la durée de la licence;
  • la feuille de suivi et un rapport final pour chacune des activités organisées, dans les 30 jours qui suivent la date d’expiration de votre licence.
  • Si vous avez été autorisé à utiliser les recettes pour financer un déplacement, vous devez également soumettre :
    • soit le formulaire Loterie à des fins de bienfaisance pour des déplacements individuels – Rapport financier;
    • soit le formulaire Loterie à des fins de bienfaisance pour des déplacements – Rapport financier.
• Si vous nous remettez votre rapport en personne au 307, rue Black, à Whitehorse, vous pourriez profiter gratuitement des services d’un notaire.

Utilisation des recettes

Après avoir payé les lots et engagé les dépenses autorisées, les recettes excédentaires constituent vos gains.

• Dans votre demande, vous devez indiquer les usages particuliers que vous comptez faire de vos recettes. Pour que votre demande soit approuvée, les recettes doivent :
  • faciliter les activités de bienfaisance de votre organisme;
  • être utilisées conformément à la loi et à notre politique.
• Si vous souhaitez utiliser les recettes pour couvrir des frais de déplacement, vous devez soumettre un formulaire de demande d’autorisation à cette fin. 
• Si vous voulez modifier l’usage auquel vos recettes sont destinées, vous devez nous en faire la demande par écrit avant de les dépenser.
• Pour être approuvée, cette demande devra répondre aux critères susmentionnés.

Établissement des états financiers provisoires

• Vous devez soumettre un formulaire de rapport financier provisoire tous les six mois jusqu’à ce que toutes les recettes aient été dépensées.
• Vous devez joindre un relevé bancaire indiquant que les recettes non dépensées sont toujours dans le compte bancaire désigné.
• Si votre organisme a dépensé des recettes, joignez les reçus pour prouver que les recettes ont été affectées aux fins indiquées dans la licence.
• Vous pouvez reporter les recettes non dépensées jusqu’à 1 an après la date d’expiration de la licence de loterie. Si vous n’êtes pas en mesure de dépenser toutes les recettes dans l’année, vous devez présenter une demande de report.

Qu’arrivera-t-il si vous ne dépensez pas toutes vos recettes d’un coup?

Vous devez remettre un rapport financier tous les six mois. Celui-ci devra :

• ou bien indiquer le solde des recettes non dépensées dans le compte bancaire de votre organisme;
• ou bien contenir les reçus prouvant que les recettes ont été dépensées pour les usages approuvés.